Landeskirchliches Archiv
Wissenswertes zu Aktenführung und Archiv
Wissenswertes zu Aktenführung und Archivierung
Wie erfolgt die Aktenführung in einer kirchlichen Verwaltung?

Eine geordnete Führung von Akten (= Registratur) erleichtert die Arbeit wesentlich. Die Bearbeitung eines Vorganges durch Ihre Verwaltung muss in einer Akte so dokumentiert werden, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wie und warum es zu der konkreten Verwaltungsentscheidung gekommen ist.


Wissenswertes zu Aktenführung und Archiv in kirchlichen Verwaltungen


Was mache ich, wenn im Gemeindebüro/Kirchenkreisverwaltung kein Platz (mehr) für alle Unterlagen ist?

Ihre Ordner stapeln sich in den Regalen und „alte“ Akten sammeln sich an verschiedenen Orten? Genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich einen Überblick über Ihre Unterlagen zu verschaffen. Ohne großen Aufwand gelingt dies mittels angelegtem Aktenverzeichnis. Falls nicht vorhanden, hilft die sogenannte Aussonderungsliste, die gleichzeitig dem Landeskirchlichen Archiv dient, einen Eindruck der vorhandenen Unterlagen zu gewinnen und eine Archivierungsmaßnahme mit Ihnen zusammen vorzubereiten.


Aussonderungsliste


Was mache ich mit den Akten, die ich nicht mehr benötige?

Kirchlichen Körperschaften können selbständig einzelne Unterlagen, die nur für eine relativ kurze Zeit rechtlich aufbewahrt werden müssen (insgesamt für einen Zeitraum von 3 Jahren) und aus der Zeit nach 1950 stammen, vernichten.


Aufbewahrungs- und Kassationsordnung

Aufbewahrungs- und Kassationsplan

Kassationsprotokoll


Wie führe ich den Aktenplan in meinen Unterlagen ein?

Bei offenen Fragen und Unsicherheiten vor Ort bezüglich des gesamtkirchlichen Einheits-Aktenplans hilft zunächst der Blick in die „Einführung zum Aktenplan“ sowie die „Regeln für die Akten- und Schriftgutverwaltung“. Bei weiteren Unklarheiten bietet das Landeskirchliche Archiv ebenso Beratung an, um eine geordnete Registratur sicherzustellen. Tipp für Kirchengemeinden: Wenden Sie sich an Nachbargemeinden und tauschen Sie sich aus!


Aktenplan Aufbewahrungsfristen


Was ist ein Aktenverzeichnis?

Ein Aktenverzeichnis dient der Erfassung von Unterlagen und listet unter einem einheitlichen Schema alle vorhandenen Akten auf. Diese Auflistung kann in analoger Form oder digitaler Form erfolgen.


Erläuterung und Vorlage zum Aktenverzeichnis


Wie erfolgt eine Archivierung?

Die Begriffe "Archiv" und "Archivierung" beziehen sich auf die Aufbewahrung von Unterlagen, deren Bearbeitung bereits abgeschlossen ist und die dauernd aufbewahrt werden sollen. Das Landeskirchliche Archiv berät im Vorhinein telefonisch oder per E-Mail, bewertet die Unterlagen auf ihre „Archivwürdigkeit“ und bearbeitet diese im Landeskirchlichen Archiv in Bielefeld.


Aussonderungsliste Merkblatt


Welche Kosten entstehen bei der Inanspruchnahme des Landeskirchlichen Archivs?

Die Beratung, Bewertung, der Aktentransport zur Archivierung nach Bielefeld und die archivfähige Verpackung durch das Landeskirchliche Archiv sind kostenlos. Kosten können entstehen für die Restaurierung von Archivalien und für die Verzeichnung neuerer Schriftgutbestände ab ca. 1950 durch qualifizierte Freie Mitarbeitende des Landeskirchlichen Archivs.


Muster Werkvertrag


Können archivierte Unterlagen in der Gemeinde/im Kirchenkreis verbleiben?

Ja, unter festgelegten Voraussetzungen ist dieses möglich. Dazu zählen adäquate Räumlichkeiten sowie ehrenamtliches Aufsichtspersonal, also eine Archivpflegerin oder ein Archivpfleger für die Beaufsichtigung des Archivguts und dessen Nutzerinnen und Nutzern. Auch Gemeindebüromitarbeitende können mit dieser Aufgabe betreut werden. Viele Verwaltung entscheiden sich mittlerweile für die Möglichkeit der Deponierung der Gemeindearchive im Landeskirchlichen Archiv.


Anforderungen an Räumlichkeiten zur Archivierung

Merkblatt Betreuung vor Ort

Rechte/Pflichten ArchivpflegerInnen

Muster Depositalvertrag Kirchengemeinde



Wichtiges zu Führung und Aufbewahrung von Kirchenbüchern und Presbyteriumsprotokollen
Muss ich Kirchenbuchdaten aus KirA.Kirchenbuch ausdrucken?

Ja! Kirchenbücher sind noch immer nach dem amtlichen Muster in Buchform zu führen. Nur die Erstellung erfolgt mit dem vorgegebenen einheitlichen EDV-Programm.


Empfehlungen zu Führung, Aufbewahrung und Benutzung von Kirchenbüchern

Kirchenbuchordnung


Welches Papier wofür?

Bei der Verwendung von Papier sind ökologische wie auch archivische Aspekte bezüglich der Papierqualität zu beachten. Wie Sie Ihre Drucker und Kopierer befüllen, hängt von den verschiedenen Verwendungszwecken ab.


"Das geht auf einem anderen Blatt"


Welche Schränke sollten für die Aufbewahrung der Kirchenbücher oder Protokolle benutzt werden?

Verwahrt werden sollten Kirchenbücher in verschließbaren und feuerhemmenden Schränken: Als feuerhemmend gelten Schränke, die für Papier einen hinreichenden Feuerwiderstand bieten, d.h. die Hitzeentwicklung bis zur Selbstentzündung des Papiers verlangsamen, bis eine Bergung möglich ist.


Anforderungen an Räumlichkeiten zur Archivierung

Empfehlungen zu Führung, Aufbewahrung und Benutzung von Kirchenbüchern


Dürfen Mitglieder der Gemeinde oder des örtlichen Heimatvereins Daten aus historischen Kirchenbüchern auswerten?

Gerne! Allerdings sind dabei geltende Schutzgesetze zu beachten: Die bereitgestellten Kirchenbuchauszüge dürfen nicht weiterverbreitet, veröffentlicht oder ins Internet eingestellt werden und dürfen nur für den verabredeten Zweck genutzt werden Eine Nutzung, insbesondere eine kommerzielle Nutzung, der selbst erstellten Abschriften oder Indizes durch Dritte ist untersagt.


Empfehlung für eine Vereinbarung über die wissenschaftliche Auswertung von Digitalisaten historischer Kirchenbücher durch einen Heimatverein


Wie gehe ich mit Familienforschenden um?

Diese können die Kirchenbuchdigitalisate auf der Internetseite www.archion.de einsehen. Hier kann in digitalisierten Kirchenbüchern geblättert werden. Außerdem können diese die Mitarbeitenden des Landeskirchlichen Archivs kontaktieren, um Hilfe hinsichtlich der eigenen Familienforschung zu erfragen.


Erste Schritte für die Familienforschung


Wie binde ich Presbyteriumsprotokolle?

Führung, Gliederung und Aufbewahrung sowie die Einhaltung von Datenschutzgesetzen von Presbyteriumsprotokollen ist in der Verwaltungsordnung beschrieben. Eine Überblicksdarstellung können Sie hier einsehen:


Empfehlungen zu Führung, Aufbewahrung und Benutzung von Presbyteriumsprotokollen



Unsere Fortbildungsangebote zu Aktenführung und Archivpflege
Welche Fortbildungsmöglichkeiten gibt es zu Aktenführung und Archivierung?

Es bietet sich an, die Fortbildungsveranstaltungen des WLV (Westfälisch-Lippischer Verband der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ev.-kirchl. Verwaltungsdienst) zu besuchen. Daneben sind wir auch immer wieder bei Schulungen der Kreiskirchenämter für Gemeindebüromitarbeitende eingeladen, um mit Kurzbeiträgen und Fragestunden zu informieren. Sie können uns weiterhin in die Kirchengemeinden einladen, wo wir Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen aus den Nachbargemeinden gerne im größeren Kreis beraten.


WLV Berufsverband Webseite


Archivpflegetagungen

Im Rahmen der Archivpflegetagungen bietet sich die Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch mit anderen ArchivpflegerInnen. Neben der Vorstellung aktueller und historischer Projekte werden praktische Fragen und Neuerungen in der Archivarbeit erörtert.



Wo bekomme ich Antworten auf weitere Fragen?

Schreiben Sie uns bei konkreten Fragen an: archiv@ekvw.de oder abonnieren Sie unseren Newsletter "Archivmitteilungen"!



Informationen

Auf dieser Seite finden Sie Informationen und Material zu den Themen Aktenführung und Archivierung und zu den Beratungsangeboten des Landeskirchlichen Archivs im Rahmen der Archivpflege.

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